事件a:員工丟失工卡補辦, 需要簽核紙檔申請單, 簽核至課級主管, 員工將紙檔單子送到一卡通窗口, 一卡通窗口下午統一製卡, 16:30 員工還得再次到一卡通領取卡片, 浪費員工和主管時間.
改善後: 請it開發員工通app, 在員工通app申請工卡補辦, 無需簽核, 無需到一卡通交單, 16:00取工卡. 這樣流程優化後, 取消主管簽核和員工送單環節, 實現跑數據少跑人的效果.
效果反饋: 減少一卡通窗口分散時間收單問題, 同時也減少員工送單時間, 減輕主管簽單量, 提高了工作效率, 方便了員工.
一卡通窗口操作: 系統12:00 自動發送名單至郵箱, 統一時間製卡後, 點擊製卡完成按鈕, 員工取卡後, 點擊發卡完成按鈕.
事件2: 新進人員和工卡補辦人員, 下班後工卡刷出廠門禁紅燈.
此問題自建廠以來一直存在, 近十年有餘. 自本人2019年接收一卡通業務以來, .一直想辦法徹底解決, 未找到突破口. 2023年前 費用代碼變更, 暴露出了一些問題:
1. 外廠區單位資訊抓不到流水號
2. 新進人員無法發卡.
解決過程:
1. 主動與it和一卡通資訊多次溝通, 將費用代碼發給一卡通資訊, 協助處理, 處理不了的, 由it 手動添加作業.
2..無法發卡問題在一卡通平台里新增部門
對於不及時同步導致出廠刷卡報紅燈問題, 通過與一卡通資訊溝通, 讓其協助將 組織同步和流水號系統同步增加頻次分別修改為每兩小時同步一次, it 同步數據每 1小時一次.
週六時間並把一卡通平台里沒有的部門, 全部新增進去, 從此徹底解決了工卡刷卡出門禁問題.
另外: 工卡有消費權限, 部門變更不會影響消費, 消費功能是關聯的廠區非部門.
只要多嘗試溝通解決問題, 溝通也沒那麼難!