在我的职场经历里，参与过各种类型、各种规模的会议，包括以参与者身份、以策划组织者身份，以主持身份、以记录者身份。从日会、周会、月会、季会、半年会、年度会议、员工大会、头脑风暴会、专项会议、研讨会议、誓师大会等等。随着职位的晋升，参加的会议更多，涉及的工作领域更多。
优秀的管理者或领导者总能把会议召开的即有效率又有结果，但有些会议确开成了“独断会”、“打压会”、“蛇头虎尾会”、“跑题会”、“消极会”，甚至为了开会而开会，把开会当成工作成果的一部份。在经营管理中，“会议”是能够统一思想、规划行动、讨论互动、复盘完善的有效途径，人员集中开会成为有效传输信息的路径。
当你要走上管理岗位或者领导岗位，一定要学好如何开会，别让开会拖累了工作效能。
01
开会目的
- 从宏观上：会议要解决问题并协调矛盾，收集、提供信息和宣传政策。
- 从微观上：每次会议都要明确此次会议的目的，并在组织召开前就想清楚，以确保在召开会议时，会议紧紧围绕会议主题和目的；在会议结束，检查会议达成目的有效性。
02
避免踩坑
在会议准备时要避免犯以下错误，特别是参会人数多、会议时间长、传播路径广的会议，低效会议所产生的负面影响会越严重，切忌在会议召开前要反复检查：
- 会议目的是否明确
- 会议议程是否清晰准确
- 会前发资料、看资料，避免拖延会议进程
- 避免不准时开会
- 避免会议延时
- 避免关键参会人员缺席
03
如何提高会议效能
高效会议不仅可以促进工作效率和工作成果的达成，通过系统的会议效能提升，还可以促进组织能力的提升；通过有效的会议，可以在日常工作中充分发挥员工的能动性、组织领导力和管理能力，提升员工、管理者的综合管理能力。
一位管理者能不能开好会，也是其胜任力的一部份，特别是综合型、涉及领域多的管理者，这是一项必须掌握的基础工作管理模式。在准备召开会议时着重关注：
- 会议主题唯一：一般会议最好只有一个主题。可以集中时间、精力和有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题。
- 提前通知：重大会议提前5天，一般会议提前1-3天，安排时间、征求意见、充分准备，开会各抒己见，迅速做出决策，提高效率（会议议题、资料、议程提前通知）。
- 时间紧凑：依据议程，一般一个议题的会议时间不应超过1个小时。超过1个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备；二次再议，做出准确决策。
- 记录完整：会议记录完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要详细记录，以观备查。可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查。
- 纪要及时：应会议召开后1-2日内，下发会议纪要。包含：完成目标时间、要求、方法、执行部门；及时贯彻会议精神，增强会议时效性和执行力，提高会议效益。
04
召开高效会议的关键点
无论作为会议的组织者，还是负责人，在筹备时、召开时、会议后都需要认真对照检查以下几点是否做到位；如果会议召开的好习惯已经养成，在小型会议中就会顺理成章、熟能生巧的召开会议；但是对于重要会议、大型会议，还要是反复检查研究，对于突发情况也能及时调整应对。
（1）准备核查（会场、设备等）
（2）确定会议目标——目标明确且可衡量
（3）制定会议方案
（4）发出会议通知
（5）准备会议资料（1-5天或者更久）
（1）主持人宣布会议开始
（2）介绍议题
（3）掌握会议进程
（4）总结会议后，宣布结束
（1）全面记录（重大会议视频、录音）
（2）重要部份记录（会议纪要简明、扼要、条理清晰）
（3）会议决议发放、备案
（1）参会者：
会后回顾：分析过程，参会者态度与表现
任务安排：自身任务、完成计划
（2）组织者：
会后回顾：倾听、总结、改进
任务跟进：分派任务阶段性完成结果跟进与评估
会议之所以效益不高，很大部分是因为会后没有对待完成工作进行检查追踪，会后要指定专人对待完成事项根据时间结点提前跟进，对于未能解决的情况及时反馈会议负责人；对于已完成的情况，做好总结（有必要的要进行数据分析总结）及时反馈；或在下次例行会议中首先复盘之前待完成工作的总体汇报。
作为优秀的管理者/领导者，让会议产生效能对工作成果的达成有巨大作用，所以看似平常的开会，往往就是很多问题解决的最有效路劲；所以管理无小事，开好会也很重要哦。