许多企业还停留在纸质文件管理、只注重审查等传统合同管理模式中,凡事预则立,在大合规时代,企业需建立起合同全生命周期管理系统,驱动企业降本增效,在合规风控的基础上发挥合同的价值。随着电子合同应用普及,电子合同管理为企业带来了更加便捷高效,安全的管理方式。
纸质合同管理中存在的问题:
1、人工操作量大,成本高
当企业发展到一一定阶段时,涉及到的合同种类与数量就越多,通常会设立专门的合同管理人员对纸质合同进行编号并整理归档,同时为了保存安全,还会准备专门的存储室进行保管。因此,在这个过程中,人工成本,仓储成本在增加,管理效率在降低。
2、合同管理容易出现遗失,篡改,损毁等各种状况
纸质合同量大时容易堆积,查阅不便还易丢失,并且年久之后,纸张也容易破损。同时,在人工管理过程中如出现疏忽,也容易出现合同被损毁或篡改等情况,造成法律纠纷。
传统纸质合同签署的诸多限制,电子合同带来更便捷的操作、更安全的原文防篡改保障、免除了合同邮寄成本。那么,电子合同的使用有哪些优点?以下就是有关电子合同的一些优点:
1.电子合同签署操作比纸质合同更为便捷
电子合同模式之下用户对合同模板的管控能力更进一步。除了可本地起草或维护合同内容,对电子版合同包容性更强。
2.电子合同可以完美实现原文未篡改保障
纸质合同线上审批线下盖章,内容一致性主要依赖人工审核,费时费力易出错;电子合同则通过各环节全程在线保障内容一致性。
3.签章真伪鉴定
纸质合同往往是产生纠纷会损失后,为了限定责任而通过公安机关进行鉴定真伪,鉴定滞后难以防范隐患的产生;电子合同则是通过数字签名技术保障合同内容身份可识别、内容不可篡改,通过在线验签即可快速辨别真伪,根据实际需要也可出具权威公证书或司法鉴定书以证明其真实有效性。
4.告别纸质签署各项难题
纸质合同管理模式除往返寄送运费、合同的存储调阅、归档难度将随着年限增长而越来越大。电子合同则将纸张、运费、存储空间等环节0消耗;
5、通过在线签署方式提速降本控险兼顾
根据《电子签名法》相关规定,使用可靠的电子签名签署的电子合同具备与手写签字或盖章的纸质合同同等的法律有效性。
电子签名产品的使用,已经广泛覆盖多个行业领域,包括医疗、政务、金融、制造、地产、物流、教育、电商、人力资源、互联网等。
以上就是关于电子合同相对于纸质合同的对比优势,使用电子合同可以助力企业发展,更加有效的签署合同,管理合同。